La implementación de un proyecto

Jose S. Azcona Bocock

La línea entre la escogencia e implementación de un proyecto es difusa. Al iniciar el proceso de echarle a andar, se puede requerir modificar, expandir, cancelar o variar de cualquier forma. Esta flexibilidad es muy importante en esta fase inicial de implementación. Para esquematizarlo, definimos tres etapas de implementación: la planificación, la ejecución preoperativa y el lanzamiento. A medida que avanzan las etapas, aumentan los costos y el riesgo. 

Etapa I: Planificación preliminar

Para iniciar, prima la necesidad de tomar acciones reversibles, privadas y de bajo costo. Esto incluye toda la preparación personal necesaria (académica, técnica y de campo), el sondeo o búsqueda de contrapartes (potenciales socios, plataformas, clientes, proveedores, etc.) sin compromiso, y una definición de tareas con secuencias. Generalmente, la persona o equipo inicial trabaja de forma privada.

Mucho de lo que puede ocurrir en esta etapa puede causar una variación importante en la visión inicial. Es importante tener una mente abierta y flexible a los cambios y la nueva información. La ventaja de no hacer compromisos o declaraciones públicas es que los costos de modificar o cambiar son reducidos. Si existen dudas importantes sobre la viabilidad o giro, deben ser atendidas aquí y no avanzar hasta superarlas con algún grado de confianza.

Esta etapa no es tan sensible al tiempo, y existe muy poco costo por desistir de la actividad. Por tanto, se debe aprovechar este espacio seguro para avanzar lo más posible con todas estas actividades. La regla debe de ser: todo lo que se pueda aprender o planificar no debe de esperar a la etapa siguiente.

Etapa II: Ejecución preoperativa

Una vez que se tiene confianza en el trabajo de planificación preliminar, se puede pasar a la siguiente etapa. En esta, ya se puede trabajar abiertamente con contrapartes externas y tomar acciones que sean visibles a terceros. Se pueden negociar condiciones con las contrapartes, anunciar o publicitar y hacer erogaciones.

Es conveniente tomar las medidas más reversibles y económicas al inicio. Se puede invertir en trámites (que tienden a ser engorrosos o lentos en cualquier actividad), diseños y estudios antes de pasar a elementos que requieran una inversión más grande. Esto nos protege de una pérdida mayor en caso de tener que desistir.

El tiempo es esencial. En esta etapa se debe proceder con toda la celeridad posible, ya que el beneficio del factor tiempo se va volviendo creciente a medida que se invierte en el proyecto. Por ejemplo, si hay cinco pasos que dar, cada uno con duración de un mes, hacerlos de forma paralela tomaría un mes (comparado a cinco que tomaría de forma secuencial). Como la mayoría de los pasos tienden a ser sencillos, se deben ir haciendo todos los que se pueda de forma simultánea. El momento de tomar una acción de poco costo es en cuanto se pueda, no cuando se necesite. Muchos proyectos son detenidos por falta de previsión de acciones sencillas.

Es importante poder desistir o modificar en esta etapa. El concepto de costo hundido se va volviendo más importante a medida que se avanza. Este es un concepto de economía que se refiere a que se confunde lo que se ha dedicado a algo (tiempo, dinero, etc.) con lo que realmente vale. Si el proyecto no es factible, hay que desistir (o modificar) según un análisis, y no aferrarse por inercia o vanidad. Esto puede resultar en una pérdida mayor.

Etapa III: Inicio de operación (lanzamiento)

Esto ya concierne más a una fase operativa, pero hay algunas consideraciones que sirve tomar en cuenta dentro de esta fase de implementación. En primer lugar, el inicio de operación debe considerar las curvas de aprendizaje y capacidades que hay en todos los rubros.  Difícilmente se puede lograr un 100% de capacidad de inicio, por lo que conviene hacerlo de forma gradual y sólida. 

Este inicio será su propia escuela y es importante aprender de él. Hay que distinguir los desafíos que son producto de la novedad y los que son estructurales. Aunque el costo de hacer modificaciones se va volviendo más alto, es importante continuar aprendiendo y deferir a la experiencia propia.

Estas tres etapas muchas veces conviven, y a veces es difícil establecer sus límites. Sin embargo, creo que verlos como tres elementos distintos secuenciales puede servir para un proceso de implementación exitoso.