Adquisicionesde estado, plataformas y ejemplos
Jose S. Azcona Bocock
Para que una plataforma de adquisiciones de estado funcione a un nivel aceptable, es necesario visualizar ejemplos alternos y compararlos con la realidad actual. Daré un ejemplo real de la empresa mediana en la cual participo. Las unidades de proyectos generan requisiciones, que al ser aprobadas pasan a ser órdenes de compra. El proveedor y precio sale del catálogo electrónico que es alimentado del resultado de las licitaciones. Al entregarse el producto, este ingresa al inventario y se genera la orden de pago aplicándola a la ejecución presupuestaria.
Todo el proceso no requiere papeles y hay un rastro de soporte completo, sin posibilidad de abuso o lentitud, manejado por un mínimo de personal. La cantidad de ítems y unidades es mucho menor que la de todo el aparato estatal, pero es más una diferencia de escala que de sustancia. Generalmente la inversión se paga muy rápidamente, aun cuando se parte de sistemas moderadamente ordenados y modernos. Cuando la obsolescencia, la atomización y la complejidad son mayores, creemos que el efecto se magnifica.
El estado, con sus mayores capacidades, debe ser capaz de implementar algo más robusto que cumpla con esto y más. Por ejemplo, el proceso de las licitaciones puede ser inteligente y dinámico. Se pueden incluir valores diferenciados por volumen, secuencia, lugar de entrega y otros, y el programa escoge según los parámetros la adjudicación. El sistema igualmente funciona de herramienta de control presupuestario, ya que va vinculado al mismo y se puede llevar a cualquier grado de detalle.
Se cuenta con la herramienta de Honducompras. Esta (hasta donde puedo ver en línea) tiene algunos catálogos de productos y proveedores aceptados. En algunos casos está vinculado el precio con el valor licitado, curiosamente muchos con variaciones considerables entre sí. Creo que el uso primario es dirigir las compras a proveedores aprobados y obviar la necesidad de cotizar esos ítems. Sin embargo, se podría ir mucho más lejos al vincular la herramienta con el presupuesto, universalizar los catálogos, crear programación para manejar las licitaciones en el mismo, hacer órdenes de compra y pago y manejar inventarios.
La OECD y el Banco Mundial tienen una cantidad sustancial de recursos donde se puede estudiar este tema. El desarrollo es principalmente adaptado y derivativo del que se da en el sector privado, donde hay un incentivo financiero claro para ordenar y hacer eficientes estos procesos. Los diferentes entes gubernamentales, desde las alcaldías más pequeñas hasta los estados, van desarrollando estos sistemas de manera prioritaria y hay soluciones (cada vez mejores) escalables y versátiles.
El beneficio de la plataforma debe de ir ligado con el alcance, ya que este permite los ahorros y eficiencias que pagan el sistema. Para pensar qué otros usos o beneficios posibles hay de consolidar, estudié el ejemplo de la Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés) de Estados Unidos. Esta consolida las compras de vehículos, compra de pasajes aéreos y manejo de inmuebles, además de todas las compras relacionadas con logística del gobierno federal de EE.UU. Los precios que tiene son bastante bajos (ejemplo: 49% menos que el valor comercial en pasajes aéreos en 2019), ya que están negociados en cantidades enormes sin intermediarios, al igual que las condiciones. La clave es que cada orden se coloca electrónicamente, se compensa vía deducción presupuestaria y se les consolida el pago a los proveedores. Cada institución tiene acceso a lo que tiene autorizado según el presupuesto, sin necesidad de cotizar, evaluar y adjudicar. La compra no requiere transferencia, emisión de cheque, ni mayor burocracia, ya que los controles están en el sistema.
Hacer este cambio generaría muchas resistencias, por lo que se debe sacar del espacio político y empresarial local. Lo ideal sería trabajar directamente con SAP, Oracle y Microsoft (cotizar con las tres distintas escalas de servicio), y buscar asesoría y apoyo del Banco Mundial u otro externo como acompañante, haciendo todo el proceso de estructurar el proyecto lo más público posible. Esto se debe implementar de una forma vigorosa, eliminando todos los obstáculos burocráticos y cuidando el acceso público a toda la información. Esta es una tarea grande, mas no imposible, y de mucho provecho potencial para Honduras.