Simplificación de trámites
Jose S. Azcona Bocock
Existen temas públicos que pueden ser objetos de discusión o polémica, donde el interés del estado y de los ciudadanos (o de unos de estos con los de otros) pueden estar en conflicto. El desperdicio e ineficiencia puros no caen en esta categoría ya que son perjudiciales para todos. Por inercia y costumbre, los trámites burocráticos (gobierno central, dependencias y alcaldías) se vuelven cada vez más engorrosos, aunque la tecnología y las comunicaciones mejoran. Para simplificar, es necesario hacer un análisis de los pasos y los procesos, definiendo lo que es necesario y eliminando lo demás mediante el uso de la tecnología moderna (almacenamiento en la nube, banca electrónica, formularios virtuales, etc.). Aplicando los criterios mencionados a continuación, y otros, deberíamos lograr una mejora sustancial.
Menos frecuencia: La frecuencia es el criterio más importante. La inmensa mayoría de los trámites que se realizan en muchas oficinas públicas son renovaciones, la cual es una herramienta de cobro ya obsoleta. No debe repetirse un proceso ya realizado a menos que cambien las condiciones. Un permiso de operación (por ejemplo) no debería requerir una renovación anual si no hay cambio de giro o condiciones del negocio. Perfectamente bien puede residir el permiso permanentemente en una base de datos. La vigencia sería dependiente de la cancelación de la declaración de ingresos. Esto incluye obviar los requisitos secundarios asociados con la renovación.
Menos presencia: El segundo elemento que se debe reducir al máximo es la presencia. Muchas actividades que requieren interacción humana directa se pueden hacer por vía electrónica. Lo más seguro es que cualquier trámite rutinario para el que cientos de personas hacen fila pudiese ser hecho remotamente. El costo del trámite incluye el tiempo de la persona atendida más la suma del tiempo de todas las personas en espera. La tecnología de digitalizar documentos y el acceso a la nube deberían volver a un mínimo la necesidad de comparecer. Por ejemplo, el mismo permiso de operación, que requiere presentar una suma de papeles, podría estar en un formato electrónico que haga referencia a los códigos de los documentos (obviando digitalizarlos).
Pagos electrónicos: Los pagos y la acreditación de los mismos requiere una enorme cantidad de esfuerzo y tienen un potencial para error considerable. Para poder lograr pagos remotos se necesita que el sistema pueda hacer la emisión del recibo directamente y que haya una manera de pagar que se vincule automáticamente con este recibo. Esto se puede lograr con un sistema de pago electrónico vinculado o emisión de pines o códigos en los pagos bancarios para vincularse con la factura. Esto da más seguridad a la transacción y se evita la necesidad de control o presentación manual.
Sincronización: Muchos trámites gubernamentales dependen de otros o de información que necesita certificar otra institución. Si las bases de datos están sincronizadas (por ejemplo, el cuerpo de bomberos sube la lista de sus permisos), se obvia siquiera tener que presentar un documento digitalizado. Esto, además de facilitar el trámite, evita arbitrariedades o el uso de documentos falsos. A medida que más instituciones logren colocar su información en línea, más sencillos y ordenados se volverán todos los procesos.
Aplicando estos cuatro criterios, la autoridad puede dedicar su tiempo y capacidad administrativa en vigilar el cumplimiento de la ley (especialmente avanzar en la regularización de quienes están fuera del sistema) y en ir mejorando continuamente sus procesos y controles. La inversión y capacidad de planificación requeridas son sustanciales, pero mucho menores a los costos aparentes y ocultos de la situación actual.
Recordemos que los sistemas administrativos se desarrollan en unas condiciones de escala y tecnología específicas. La escala y complejidad van aumentando, pero también las capacidades electrónicas para ordenar el trabajo. Si utilizamos estas capacidades, debemos poder disminuir este flagelo que limita nuestro crecimiento.